iCore fick ett tydligt flöde mellan sälj och marknad tack vare en HubSpot-implementation med Smarkify
Sammanfattning
- Utmaning
Behov av ett mer flexibelt och automatiserat CRM-system.
- Lösning
Implementering av HubSpot för att optimera sälj- och marknadsprocesser.
- Resultat
Effektivare arbetsflöden, bättre översikt och automatiserade uppgifter som sparar tid.
Bakgrund & utmaning
iCore är en ledande leverantör av lösningar för affärsintegration. De hjälper företag att koppla samman sina system och applikationer för att få bättre kontroll över sin verksamhet och sin data. De hade vuxit ifrån sitt förra CRM-system där de upplevde att det inte längre kunde tillgodose de processer som de ville få automatiserade. Det befintliga systemet saknade också den flexibilitet och de integrationsmöjligheter som iCore behövde för att skapa ett bättre flöde mellan sälj och marknad. En annan viktig aspekt var möjligheten att automatisera återkommande arbetsuppgifter för att frigöra tid för mer värdeskapande aktiviteter.
Efter att ha övervägt olika lösningar landade valet till slut på HubSpot som plattform. För iCore var det avgörande att CRM-systemet inte bara hanterade kunddata utan också underlättade samarbetet mellan sälj och marknad. De ville säkerställa att alla kunde arbeta i samma system och ha en gemensam överblick över kundresan – från första interaktion till avslutad affär och vidare.
iCore ville ha stöd från en byrå som både kunde HubSpot och dess möjligheter men som också förstod deras verksamhet. Det var viktigt att få stöd genom hela processen.
För att lyckas med bytet startade iCore sin resa mot ett nytt system genom att arbeta fram en Smarketing Playbook. Experter från Smarkify hjälpte dem att definiera hur sälj och marknad skulle samarbeta och vilka processer som behövde vara på plats för att uppnå ett sömlöst arbetsflöde. Playbooken blev grunden för den kommande implementeringen av HubSpot och spelade en central roll i hur systemet anpassades till iCores specifika behov.
Lösning/om samarbetet
En strategisk och smidig implementering av HubSpot
Beslutet att implementera HubSpot togs i nära samarbete med Smarkify, med målet att skapa en plattform som inte bara mötte iCores nuvarande behov utan också var framtidssäkrad. Smarkify stöttade med allt ifrån licensen till teknisk uppsättning, implementering av processer samt utbildning av alla som skulle jobba i plattformen. I samband med implementeringen migrerades även all existerande data från deras tidigare CRM till HubSpot.
"Vi upplevde att det var lätt att komma igång med HubSpot. Vi fokuserade på de viktigaste funktionerna först och såg till att det linjerade med vår Playbook. Ibland kan de kännas överväldigande och mastigt att byta system. Men genom att vi fick stöd med att ta det viktigaste först, och att vi hade vår Smarkiting Playbook som grund, fick vi bästa förutsättningarna för en smidig implementering", berättar Annika Jörs, Marknadskoordinator på iCore.
iCore hade en tydlig bild av vad de ville ha ut från sitt nya CRM och marketing-system. Det viktigaste var att kunna samla all kunddata på ett ställe och skapa förutsättningar för sälj och marknad att minimera friktionen i arbetet. En annan viktig aspekt var möjligheten att automatisera det som går så att tiden läggs på värdeskapande aktiviteter istället för administration.
"Det var inte heller några överraskningar längst vägen när vi implementerade HubSpot. Allt vi beskrev att vi ville ha från lösningen har vi fått" , fortsätter Thomas Madsen, Marknadschef på iCore.
Smarkify har bidragit med kreativitet och snabb support
Vi fick tidigt förtroende för Smarkify som snabbt förstod vår utmaning och vad vi behövde, berättar Thomas Madsen, Marknadschef på iCore. Sedan har vi fått fantastisk support hela vägen, vilket gjort att vi haft väldigt korta ledtider. Smarkify-teamet har alltid funnits där för att stötta och hjälpa oss i resan, fyller Annika i.
Samarbetet fungerade så bra att iCore valde att fortsätta arbeta med Smarkify i ett Marketing as a Service (MaaS)-upplägg. Det innebär att de får löpande stöd med digital marknadsföring varje månad. De har en utpekad projektledare som koordinerar insatserna utifrån iCores behov och ser till att rätt specialist lyfts in beroende på planerade aktiviteter.
iCore samarbetar även med en annan marknadsbyrå, och har delat upp arbetet mellan dem och Smarkit Agency. Ett upplägg som fungerat perfekt för iCore.
"Vi är supernöjda med Smarkifys insats! De kommer ofta med idéer och hjälper oss att hitta kreativa lösningar. De säger: ’Varför testar ni inte det här? Det går att lösa enkelt genom denna funktion.", säger Thomas.
Ett konkret exempel på detta är hur Smarkify hjälpte iCore att optimera sin rekryteringsprocess. Genom att dela med sig av sina erfarenheter och identifiera en smidig lösning kunde de implementera HubSpot även för hantering av jobbansökningar. Detta gjorde att all information nu samlas på ett ställe, med en tydlig och strukturerad process för rekrytering.
Thomas berättar om ett exempel på kreativ lösning från Smarkify gällande deras rekryteringsprocess. Här stöttade Smarkify genom att dela med sig av sina erfarenheter för att hitta enkla lösningar. Något som ledde till att även alla jobbansökningar numera sköts genom HubSpot. Allt hamnar på ett ställe och det finns en tydlig process uppsatt för just rekrytering.
"Vi kan verkligen rekommendera Smarkify. Det är byrå som utmanar oss och som hela tiden hjälper oss att bli bättre. Det uppskattar vi!"
“Vi kan verkligen rekommendera Smarkify. Det är byrå som utmanar oss och som hela tiden hjälper oss att bli bättre. Det uppskattar vi!”
Thomas Madsen
Marknadschef på iCore
Resultat
Bättre översikt och smidiga integrationer som förenklade arbetet
När HubSpot var implementerat fick iCore de sömlösa integrationer de önskade. De fick ett tydligt flöde mellan sälj och marknad samt en bättre översikt över kundens köpresa.
"Den sömlösa hanteringen har varit riktigt bra. Vi har kunnat sätta automationer på ett helt annat sätt nu, vilket gjort att säljarna fått mycket bättre översikt och kontroll över leadsen som skapas. Samtidigt möjliggjordes en kontinuitet och uppföljning av dessa leads tack vare automatiseringarna som vi fått upp. Så fort en kontakt hade laddat ner ett dokument från hemsidan eller anmält sig till en kurs eller liknande fick personen en bekräftelse och ett nästa steg", berättar Thomas.
De processer som arbetades fram i Smarketing Playbook gick smidigt att implementera i HubSpot. Idag är alla formulär på iCores hemsida integrerade med HubSpot, och samarbetet mellan sälj och marknad sköts enkelt via ett gränssnitt i plattformen.
En annan viktig aspekt var att öka aktiviteten i sociala kanaler. Att hantera detta manuellt var tidskrävande, men tack vare HubSpots funktioner för schemaläggning och automatisering kunde iCore öka sin närvaro och samtidigt behålla kontinuiteten.
"Nu kan vi publicera nytt innehåll och vara relevanta i våra digitala kanaler, även när vi är på semester. Dessutom gör vi det enkelt i samma plattform där vi hanterar allt annat inom sälj och marknad. Vi är nu även igång med att integrera Meta med HubSpot för att kunna hantera innehåll även till Facebook och Instagram via vår HubSpot-portal", berättar Thomas.
Att kunna följa upp aktiviteter i sociala medier och andra kanaler har blivit betydligt enklare. Tillsammans med Smarkify har iCore satt upp relevanta dashboards och kopplat statistiken från exempelvis LinkedIn, vilket ger en tydlig och värdefull överblick över resultaten.
"Det finns många fördelar med HubSpot för oss. Bland annat att vi förenklar vår försäljning. Insikterna och listorna i HubSpot ger oss en tydlig överblick över kundresan, och vi kan följa allt som händer från prospect till kund. Tack vare de automatiserade utskicken kan vi nu skicka ut rätt information till rätt kontakter och följa upp mer frekvent, vilket börjar synas i siffrorna", avslutar Thomas.